1. تعارف اور مقصد

یہ رہنما کتاب رابطہ پورٹل کے ذریعے مدرسہ کی رجسٹریشن اور الحاق کی درخواست کا مکمل آن لائن طریقہ سمجھاتی ہے۔ رجسٹریشن اور الحاق دو الگ مرحلے ہیں۔

رجسٹریشن ہیڈکوارٹر کے جائزہ کے بعد مدرسہ کا ادارہ جاتی ریکارڈ اور پورٹل رسائی قائم کرتی ہے۔ الحاق اس وقت جاری ہوتا ہے جب مدرسہ اپنا مکمل پروفائل، افراد، نصاب و طلبہ، سہولیات، تصاویر، دستاویزات اور متعلقہ کمپلائنس مکمل کرکے درخواست جمع کرے اور ہیڈکوارٹر اسے منظور کرے۔

شروع کرنے سے پہلے مدرسہ کی صحیح معلومات، مجاز درخواست گزار کی تفصیل، ای میل، موبائل اور گوگل میپس لوکیشن تیار رکھیں۔

2. رجسٹریشن کی اہلیت

رجسٹریشن فارم کھولنے سے پہلے پورٹل میں دکھائی گئی تمام اہلیتی تصدیقات قبول کرنا ضروری ہیں:

• مدرسہ اہل سنت والجماعت کے عقائد کا پابند اور علماء دیوبند کے مسلک و منہج سے متفق ہو۔
• دارالعلوم دیوبند کے نہج پر عربی درجات قائم ہوں، یا حفظ کے ساتھ تجوید کی باقاعدہ تعلیم مقررہ کتابوں اور امتحان کے ساتھ ہوتی ہو۔
• کم از کم پچیس (25) امداد یافتہ مقیم طلبہ ہوں۔
• ادارہ مدرسۃ البنات نہ ہو؛ موجودہ قواعد کے تحت اس الحاقی راستہ میں مدارسِ بنات شامل نہیں ہیں۔

تمام اقرارات حقیقت پر مبنی ہونے چاہئیں۔ غلط معلومات درخواست کے رد یا بعد میں کارروائی کا سبب بن سکتی ہیں۔

3. درخواست سے پہلے کیا تیار رکھیں

• مدرسہ کا سرکاری نام، سنِ قیام اور مکمل پتہ۔
• درست گوگل میپس لوکیشن/لنک۔
• فعال سرکاری ای میل اور موبائل/واٹس ایپ نمبر۔
• مجاز درخواست گزار کی تفصیل اور مدرسہ سے اس کا تعلق۔
• مہتمم/پرنسپل کی تفصیل اور تصویر۔
• سفیر کی موجودگی کا اعلان اور جہاں لازم ہو سفیر کی تفصیل و تصویر۔
• کورس کے لحاظ سے طلبہ اور عملہ کی تعداد۔
• پورٹل کے مطابق مدرسہ اور سہولیات کی لائیو کیمرہ تصاویر۔
• دارالعلوم دیوبند کی سندِ الحاق اور دیگر متعلقہ دستاویزات۔
• مقررہ کمپلائنس فریم ورک کی معلومات اور ثبوت۔

تمام ریکارڈ واضح، تازہ اور درست رکھیں۔

4. مرحلہ 1 — مدرسہ رجسٹر کریں

1. نیا مدرسہ رجسٹر کریں کھولیں۔
2. تعارف اور تیاری کی فہرست پڑھیں۔
3. تمام اہلیتی اقرارات مکمل کریں۔
4. مدرسہ کا نام، سنِ قیام، پتہ اور لوکیشن درج کریں۔
5. درست گوگل میپس لنک پیسٹ کریں یا دستیاب موجودہ لوکیشن آپشن استعمال کرکے نقشہ چیک کریں۔
6. مجاز درخواست گزار کی معلومات اور مدرسہ سے تعلق درج کریں۔
7. پورٹل کے مطابق ای میل کی تصدیق کریں۔
8. جہاں فعال ہو، Aadhaar Offline e-KYC سمیت دکھایا گیا شناختی تصدیقی مرحلہ مکمل کریں۔
9. اس بات کی تصدیق کریں کہ آپ مدرسہ کی طرف سے رجسٹریشن اور معلومات جمع کرنے کے مجاز ہیں۔
10. رجسٹریشن درخواست جمع کریں۔

صرف رجسٹریشن جمع کرنے سے الحاق یا رکنیت جاری نہیں ہوتی۔

5. مرحلہ 2 — ہیڈکوارٹر کا رجسٹریشن جائزہ

درخواست جمع ہونے کے بعد ہیڈکوارٹر رجسٹریشن اور ادارہ جاتی معلومات کا جائزہ لیتا ہے۔ اگر وضاحت یا اصلاح مانگی جائے تو درست معلومات فراہم کریں۔ رجسٹریشن قبول ہونے کے بعد مدرسہ پورٹل میں مکمل پروفائل تیار کریں۔

ایک ہی مدرسہ کی متعدد رجسٹریشن نہ بنائیں اور منظور شدہ لوکیشن و رابطہ معلومات درست رکھیں۔

6. مرحلہ 3 — مدرسہ پروفائل مکمل کریں

الحاق سے پہلے تمام متعلقہ پروفائل حصے مکمل کریں: شناخت و رابطہ، ٹرسٹ/انجمن، وقف کی معلومات جہاں لاگو ہوں، ادارہ جاتی اعداد، کورسز، طلبہ، تدریسی و غیر تدریسی عملہ، سہولیات اور رابطہ شخص۔

مہتمم/پرنسپل ضروری ہے۔ سفیر کی موجودگی واضح کریں؛ اگر سفیر موجود ہے تو کم از کم ایک فعال سفیر کا ریکارڈ ضروری ہے۔ نام، موبائل، اہلیت اور مطلوبہ تفصیلات درست درج کریں۔

کورس اور طلبہ کی تعداد ادارہ کے مجموعی اعداد سے ہم آہنگ ہونی چاہیے۔

7. مرحلہ 4 — تصاویر اور سہولیات

پورٹل مدرسہ اور منتخب سہولیات کے لیے مطلوبہ تصاویر مانگتا ہے۔ بنیادی تصاویر میں پورٹل کے مطابق بیرونی/سامنے کا حصہ، کلاس روم، باورچی خانہ/ڈائننگ اور واش روم/صفائی وغیرہ شامل ہوسکتے ہیں؛ منتخب سہولیات کے مطابق مزید تصاویر لازم ہوسکتی ہیں۔

تصاویر پورٹل کے کیمرہ فلو اور لوکیشن اجازت کے ساتھ لائیو لی جائیں۔ تصویر منظور شدہ مدرسہ لوکیشن کے مقررہ دائرہ میں ہونی چاہیے۔ پورٹل مقام، وقت اور GPS accuracy ریکارڈ کرتا ہے اور حد سے باہر یا غیر معتبر تصویر رد کرسکتا ہے۔

ہر تصویر واضح، تازہ اور اسی سہولت کی حقیقی تصویر ہو جس کے لیے جمع کی جارہی ہے۔

8. مرحلہ 5 — دستاویزات، کورسز اور کمپلائنس

جہاں مطلوب ہو، مخصوص فیلڈ میں دارالعلوم دیوبند کی سندِ الحاق اپلوڈ کریں اور جائزہ کے دوران مانگے گئے دیگر ثبوت بھی دیں۔ PDF یا تصویر مکمل اور واضح ہو۔

کورسز اور طلبہ کی تعداد مکمل کریں۔ مدرسہ کو جو کمپلائنس فریم ورک دیا گیا ہو اسے دیانت داری سے مکمل کریں اور جہاں مطلوب ہو ثبوت منسلک کریں۔ ہیڈکوارٹر self-assessment کا جائزہ لے سکتا ہے یا اصلاح کے لیے واپس کرسکتا ہے۔

Saved Draft کو Submitted Application نہ سمجھیں؛ آخری جمع آوری سے پہلے تمام ضروری حصے چیک کریں۔

9. مرحلہ 6 — الحاق کی درخواست جمع کریں

پروفائل مکمل ہونے کے بعد مدرسہ پورٹل سے الحاق کی درخواست جمع کریں۔ سسٹم ضروری پروفائل عناصر چیک کرتا ہے اور جمع شدہ معلومات کا snapshot ہیڈکوارٹر کے جائزہ کے لیے محفوظ کرتا ہے۔

درخواست کی حالت جمع شدہ، زیرِ جائزہ، تصحیح درکار، منظور شدہ یا مسترد ہوسکتی ہے۔ Overview & Affiliation میں حالت اور reviewer notes دیکھتے رہیں۔

10. اصلاح اور دوبارہ جمع آوری

اگر ہیڈکوارٹر کسی حصے کو تصحیح درکار کرے تو reviewer note پڑھیں اور اسی متعلقہ معلومات یا ثبوت کو درست کریں۔ واپس کی گئی تصویر کو مقررہ کیمرہ/لوکیشن طریقہ سے دوبارہ لیں اور واپس کی گئی دستاویز کو واضح و درست فائل سے بدلیں۔

تمام مطلوبہ اصلاحات کے بعد اسی پورٹل سے دوبارہ جمع کریں۔ صرف correction آنے کی وجہ سے نئی مدرسہ رجسٹریشن نہ بنائیں۔

11. منظوری، الحاق نمبر اور سند

الحاق اسی وقت مؤثر ہوتا ہے جب ہیڈکوارٹر درخواست منظور کرکے affiliation record جاری کرے۔ منظور شدہ مدرسہ کو مستقل الحاق نمبر، certificate number، validity dates اور ترتیب کے مطابق سند مل سکتی ہے۔

صرف verified profile فعال الحاق کے برابر نہیں ہے۔ موجودہ حیثیت ہمیشہ پورٹل اور public verification میں دیکھیں۔

ادارہ جاتی معلومات تازہ رکھیں۔ اہم تبدیلیاں دوبارہ verification کی محتاج ہوسکتی ہیں اور میعاد ختم ہونے سے پہلے تجدید کی درخواست دیں۔

12. اہم قواعد اور اچھی عملی ہدایات

• صرف درست اور مجاز معلومات دیں۔
• ایک مدرسہ کے لیے ایک ہی ادارہ جاتی ریکارڈ رکھیں۔
• رجسٹرڈ ای میل اور موبائل تک رسائی برقرار رکھیں۔
• گوگل میپس لوکیشن درست رکھیں۔
• مہتمم، سفیر، طلبہ، عملہ، کورسز، سہولیات اور دستاویزات تازہ رکھیں۔
• حقیقی لائیو تصاویر اور واضح دستاویزات استعمال کریں۔
• ہیڈکوارٹر کی correction اسی پورٹل workflow سے مکمل کریں۔
• رجسٹریشن، پروفائل verification یا compliance verification کو بذاتِ خود الحاق نہ سمجھیں۔
• جاری شدہ الحاق کی تصدیق certificate/public verification سے کریں۔

یہ کتاب موجودہ پورٹل workflow کی وضاحت کرتی ہے۔ کسی مخصوص درخواست کے لیے ہیڈکوارٹر کی خصوصی ہدایت یا correction note کو مقدم سمجھیں۔